Schildersvakblad nummer 6 – Cees Dijkstra
Ook het beheer en onderhoud van woningen en gebouwen ontkomt niet aan een kritische blik ten aanzien van uitgaven. Onderhoud is een grote kostenpost en vaak kan hierop worden bezuinigd. Maar dat moet dan wel doordacht gebeuren. Vaak gebeurt dat nog zonder voorbedachte rade. Beter is dit niet uit nood, maar berekend en strategisch te beslissen. In de praktijk worden verschillende methoden gehanteerd om de onderhoudskosten terug te dringen, echter met wisselend succes.
Beheerders en eigenaren van woningen en gebouwen kijken steeds kritischer naar de (onderhouds)kosten. De reductiemaatregelen die worden voorgesteld, kunnen qua karakter grofweg variëren van volkomen ‘ad hoc’ tot (enigszins) gestructureerd. De doordenkers beginnen inmiddels bij het programma van eisen bij de nieuwbouw, maar de meeste beheerders en eigenaren gaan pas aan kostenreductie werken tijdens de exploitatiefase. In dit artikel, dat vanuit de optiek van opdrachtgevers is geschreven, wordt aandacht besteed aan deze fase, namelijk onderhoudsbesparingen ten aanzien van het bestaande bezit.
Kaasschaafmethode
Er zijn verschillende manieren om tijdens de exploitatie te bezuinigen op onderhoudskosten. De meest simpele is wel de zogenaamde ‘kaasschaafmethode’. Wanneer deze methode wordt gehanteerd, is het vaak de bedoeling een aantal procenten te besparen. De methode is eenvoudig toe te passen, lijkt rechtvaardig en levert meestal direct iets op. Maar er kleven ook nadelen aan de kaasschaafmethode. Het vastgestelde percentage is veelal niet gebaseerd op reële of bewust gemaakte keuzes.
Voor onderhoud betekent dit, dat min of meer op ad hoc basis bepaalde voorziene onderhoudsactiviteiten komen te vervallen. Dit kan op korte termijn een oplossing bieden, maar op lange termijn tot aanzienlijke meerkosten leiden (vervolgschade of achterstallig onderhoud). Het is belangrijk een goede analyse te maken en de gevolgen van weg te strepen onderhoudsmaatregelen door te rekenen.
Bovendien is het handig al in een vroeg stadium rekening te houden met de kaasschaafmethode. Wanneer wordt geïnspecteerd en geïnventariseerd, is het belangrijk inzicht te krijgen in de meest en minst noodzakelijk maatregelen. Ook moet worden beoordeeld wat de gevolgen zijn wanneer bepaalde onderhoudsmaatregelen niet of in een veel later stadium worden uitgevoerd. Op locatie moet hier een duidelijk beeld van worden verkregen. Materiedeskundigheid is dan onontbeerlijk.
Bevriezingsmethode
De bevriezingsmethode is een tweede methode en houdt in dat voorgenomen uitgaven voor bepaalde of onbepaalde tijd worden uitgesteld. Meestal is dit bij woning- en gebouwonderhoud voor een periode van een jaar. Hoewel deze methode er toe leidt dat er op korte termijn minder uitgaven zijn, is er op lange termijn vaak geen sprake van een echte besparing. Uiteindelijk moeten de uitgaven toch worden gemaakt en vaak vallen ze dan hoger uit.
Gebruikers, bijvoorbeeld bewoners van een gehuurde woning, zien meer en meer gebreken en tonen een afnemende waardering. Het bevriezen van uitgaven moet dan ook niet alleen technisch en economisch, maar vooral ook commercieel (denk-aan-de-klant) worden beoordeeld. Met name bij scenario’s waarbij herstructurering, renovatie, groot onderhoud en/of (deels) sloop van het bezit aan de orde is, lijkt de bevriezingsmethode toepasbaar. Echter ook hier ontkomt men er niet aan onderhoud uit te voeren. De kunst is dan het juiste onderhoud uit te voeren. Niet teveel en niet te weinig.
Opsplitsmethode
Incidenteel worden onderhoudswerkzaamheden opgesplitst. In dat geval wordt onderhoud uitgevoerd wanneer dat nodig is en worden werkzaamheden niet gebundeld met toekomstige onderhoudswerkzaamheden. Zo kan het voor komen dat jaar op jaar werkzaamheden aan woningen worden uitgevoerd. Het nadeel ligt vooral bij de bewoners (klanten). Deze worden keer op keer geconfronteerd met overlast.
Financieel lijkt de methode aantrekkelijk, maar men dient zich te bedenken dat de voorbereidings- en begeleidingskosten aanmerkelijk toenemen. Er wordt een groter beroep gedaan op de interne organisatie. Bovendien kunnen zich situaties voordoen waarbij gevolgschade ontstaat, welke in dat geval tegen hogere kosten hersteld moet worden.
Bij kozijnvervanging kunnen bijvoorbeeld raamdorpelstenen losraken, scheuren in muren ontstaan bij het verwijderen van spouwankers en kan voegwerk beschadigen. Wanneer het jaar tevoren de gevels (deels) opnieuw zijn gevoegd, moet dit weer worden hersteld.
Benchmarking
Bij de methode van benchmarking gaat men er vanuit dat er op basis van bedrijfsvergelijking richtnormen voor de eigen situatie te vinden zijn. Het aanpassen van de eigen situatie overeenkomstig de algemene normen zou een gezonde situatie moeten opleveren. Het strikt toepassen van deze methode heeft als gevaar dat men over het hoofd ziet waar de eigen situatie zodanig afwijkt dat andere normen gerechtvaardigd zijn.
Vaak wijken woningen en gebouwen af in details en juist die onderdelen kunnen in belangrijke mate de onderhoudskosten beïnvloeden. Vooral in de woningmarkt lijkt deze methode lastig hanteerbaar. De leeftijd van het gemiddeld bezit en de kwaliteit van de bouw is van grote invloed op het onderhoud en kan moeilijk worden ‘gekopieerd’.
Uitbesteden
Een andere reële optie voor het beperken van onderhoudskosten is te vinden in het uitbesteden. Bij woningbouwverenigingen is bijvoorbeeld dan ook al jaren een sanering gaande van de technische dienst. Veel arbeidsplaatsen van eigen timmerlieden en schilders zijn gesaneerd of zelfs compleet overgeheveld naar het bedrijfsleven. Deze tendens zien we momenteel ook bij bestekschrijvers en opzichters.
Woningbouwverenigingen richten zich daarmee meer en meer op hun kerntaken. Toch is het belangrijk dat eigenaren en beheerders zelf aan het roer blijven. Lange-termijn-onderhoudscontracten of zogenaamde prestatie- of resultaatgerichte overeenkomsten zijn niet per definitie kostenbesparend. Controle en zicht op de uitvoering nemen in dat geval af. Dit betekent wel vaste onderhoudsuitgaven, maar minder invloed op het tijdstip van uitvoering.
Netto contant
In veel gevallen ontbreekt het zicht op gevolgkosten van beperkt onderhoud. Hoewel niet altijd eenvoudig te bepalen, gaat het vaak om aanzienlijke kosten. Dit kan rechtvaardiging geven voor beter onderhoud. Het berekenen van de netto contante waarde kan hierbij een hulpmiddel zijn. Een ander probleem is dat er vaak wel veel tijd wordt gestoken in het registreren van gemaakte kosten, maar dat de analytische waarde hiervan beperkt is. 
Bij veel bedrijven en instellingen is het bijvoorbeeld niet eenvoudig vast te stellen of een uitgevoerde modificatie of het aanpassen van een onderhoudsschema daadwerkelijk rendabel is geweest. Of welk aandeel van de kosten vermeden had kunnen worden door een betere voorbereiding. De informatieverzorging in het onderhoud is nog sterk voor verbetering vatbaar.
Vaak ontbreekt het aan een diagnosesystematiek waarmee men in relatief korte tijd de belangrijkste verbeteringsmogelijkheden in zicht krijgt. Zeker wanneer de dagelijkse werkzaamheden alle aandacht opeisen, kunnen belangrijke reductiemogelijkheden onbenut blijven. Boodschap is dat het nuttig is om te bezien wat het effect is van de onderhoudsuitgaven.
Wanneer er jaarlijks veel aan onderhoud wordt uitgegeven is dat de moeite waard. Dus: leer van beheer.